وظيفة Office Administrator / Executive Assistant في دبي.. فرصة براتب يصل إلى 7,345 درهم والعمل بنظام هجين
لو عندك خبرة في الأعمال الإدارية وبتعرف تنظم الملفات والمواعيد والمستندات، وعندك خبرة سابقة في الإمارات، فوظيفة Office Administrator / Executive Assistant في دبي ممكن تكون فرصة مناسبة ليك، خصوصًا لو بتحب الشغل اللي فيه مسؤولية وتنظيم ومتابعة مستمرة.
الوظيفة متاحة في شركة Atlantis Marine and Power Solution FZ-LLC، وهي شركة تجارية مرخصة في منطقة RAKEZ ومتخصصة في توريد معدات توليد الطاقة المستعملة وقطع غيار السفن لعملاء في الإمارات وتركيا وكوريا وأوروبا.
الشركة بتدور على شخص يتولى جزء كبير من الأعمال الإدارية اليومية، ويكون مسؤول عن متابعة التراخيص والتأشيرات والمستندات البنكية والتعامل مع المحاسب الخارجي، بالإضافة إلى دعم المدير العام وفريق المبيعات.
الوظيفة بنظام Hybrid ودوام كامل، وتتطلب خبرة لا تقل عن سنتين في الأعمال الإدارية أو وظيفة Executive Assistant داخل الإمارات، بينما يتراوح الراتب المعلن بين 5,509 و7,345 درهم إماراتي شهريًا.
إيه طبيعة شغل Office Administrator / Executive Assistant؟
الدور هنا مش مجرد شغل مكتبي تقليدي أو الرد على المكالمات وتنظيم الأوراق.
الشخص اللي هيتم تعيينه هيكون مسؤول بشكل مباشر عن متابعة مجموعة كبيرة من التفاصيل الإدارية المهمة داخل الشركة، وخصوصًا المواعيد النهائية وتجديد المستندات والتراخيص والتأشيرات.
الشركة فريقها صغير وسريع الحركة، وبالتالي الوظيفة فيها درجة كبيرة من المسؤولية والاستقلالية. الإعلان بيوضح إن الشخص المطلوب هيكون عنده ملكية فعلية للمهام من أول يوم، وهيتعامل بشكل مباشر مع الـManaging Director.
يعني لو عندك قدرة قوية على التنظيم والمتابعة، ومش محتاج حد يفضل يفكرك بكل مهمة، فدي نقطة مهمة جدًا لصالحك.
متابعة تراخيص الشركة والتأشيرات
واحدة من أهم مسؤوليات الوظيفة هي متابعة كل التجديدات الخاصة بالشركة والموظفين.
وده يشمل Trade Licence، وEstablishment Card، وتأشيرات الموظفين، وEmirates IDs، والتأمين الطبي، وعقد إيجار المكتب، بالإضافة إلى تسجيلات السيارات.
الموضوع هنا محتاج دقة شديدة، لأن كل مستند له تاريخ انتهاء مختلف، وأي تأخير في التجديد ممكن يعمل مشكلة للشركة.
علشان كده هتكون مسؤول عن إنشاء ومتابعة جدول واضح لكل المواعيد، وتبدأ إجراءات التجديد قبل موعد الانتهاء بفترة كافية.
لو عندك خبرة سابقة في متابعة تجديد الرخص والتأشيرات داخل الإمارات، فدي من أهم النقاط اللي لازم تبرزها في الـCV.
التعامل مع البنوك والمستندات البنكية
جزء مهم من الشغل كمان متعلق بالإدارة البنكية.
هتكون مسؤول عن تجهيز وتقديم مستندات KYC، ونماذج الحسابات البنكية، والخطابات والمستندات الداعمة المطلوبة من البنك.
كمان هتحتاج تتواصل مع مسؤول العلاقة البنكية داخل البنك، وتحافظ على تنظيم جميع المراسلات المتعلقة بالحسابات البنكية.
المهارة المهمة هنا هي إنك تعرف تتعامل مع المستندات الرسمية بدقة، وتراجع البيانات قبل إرسالها، وتتابع الطلب لحد ما يتم الانتهاء منه.
أي خطأ صغير في اسم أو رقم أو مستند ممكن يسبب تأخير، وبالتالي الشركة محتاجة شخص دقيق جدًا في التفاصيل.
التنسيق مع المحاسب الخارجي
الشركة بتتعامل مع محاسب خارجي، والـOffice Administrator / Executive Assistant هيكون مسؤول عن تجهيز وتنظيم المستندات اللي المحاسب محتاجها بشكل شهري.
من ضمن المهام جمع وترتيب:
- الفواتير.
- الإيصالات.
- كشوف الحسابات البنكية.
- المستندات المالية المطلوبة.
- البيانات المتعلقة بالمعاملات.
كمان هتتابع إن المحاسب يكون عنده كل المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب علشان يقدر يجهز إقرارات VAT وCorporate Tax.
مش مطلوب منك تكون محاسب محترف، لكن لازم يكون عندك فهم أساسي للفواتير والـVAT وإيه نوع المستندات اللي المحاسب بيحتاجها كل شهر.
تنظيم الملفات والمستندات
لو بتحب التنظيم والترتيب، الجزء ده من الوظيفة ممكن يكون مناسب جدًا ليك.
هتكون مسؤول عن الحفاظ على نظام واضح للملفات الورقية والرقمية الخاصة بالشركة.
وده يشمل العقود، والتراخيص، ومستندات المساهمين، ووثائق التأمين، والمراسلات المختلفة.
مش كفاية إن المستند يكون موجود، لكن لازم يكون سهل الوصول إليه وقت الحاجة.
علشان كده هتحتاج تعمل Document Register يحتوي على المعلومات المهمة، وخصوصًا تواريخ انتهاء المستندات والتراخيص.
وجود نظام منظم للملفات بيساعد الشركة إنها تعرف بسرعة مكان أي مستند، وإمتى محتاج يتجدد.
دعم المدير العام
من المسؤوليات الأساسية كمان مساعدة الـManaging Director في المهام اليومية.
وده ممكن يشمل إدارة جدول المواعيد، وتنظيم حجوزات السفر، وتجهيز الخطابات والنماذج اللي محتاجة توقيع، ومتابعة الطلبات المعلقة.
كمان هتحتاج تتابع بعض الإجراءات مع البوابات الحكومية، ومراكز الطباعة، والموردين، ومقدمي الخدمات.
يعني الوظيفة محتاجة شخص يعرف يتابع المهمة من أولها لآخرها، مش مجرد ينفذ جزء صغير منها.
لو المدير طلب منك مستند أو إجراء معين، لازم تعرف المطلوب، وتحدد الشخص أو الجهة المسؤولة عنه، وتتابع الموضوع لحد ما يخلص.
مساعدة فريق المبيعات
الدور مش إداري فقط، لأنك كمان هتساعد فريق المبيعات في بعض الأعمال الورقية.
من ضمن ده تجهيز Proforma Invoices، ومستندات الشحن والجمارك، ونماذج تسجيل العملاء أو الموردين.
وده منطقي بسبب طبيعة الشركة اللي بتعمل في مجال التجارة وتوريد المعدات وقطع الغيار للعملاء في أكثر من دولة.
فلو عندك خلفية سابقة في شركة تجارية أو صناعية أو شركة مرتبطة بالشحن والتجارة الدولية، ده ممكن يكون ميزة إضافية أثناء التقديم.
أهم المهارات المطلوبة للوظيفة
الإعلان بيطلب مجموعة من المهارات الإدارية والتنظيمية، لكن أهم نقطة هي الخبرة العملية داخل الإمارات.
مطلوب خبرة لا تقل عن سنتين في الأعمال الإدارية أو وظيفة Executive Assistant داخل الإمارات.
كمان مطلوب خبرة عملية في إجراءات تجديد التراخيص والتأشيرات داخل المناطق الحرة، مثل RAKEZ أو JAFZA أو DMCC أو مناطق مشابهة.
وده معناه إن الشخص اللي عنده خبرة فعلية في التعامل مع الجهات الحكومية والبوابات الإلكترونية في الإمارات هيكون عنده أفضلية واضحة.
هل اللغة الإنجليزية مهمة؟
أيوه، اللغة الإنجليزية من المتطلبات الأساسية في الوظيفة.
الشركة محتاجة شخص Fluent English سواء في الكتابة أو التحدث.
وده لأن جزء كبير من الشغل هيكون متعلق بكتابة الخطابات الرسمية والإيميلات والتواصل مع البنوك والمحاسبين والموردين والعملاء والجهات المختلفة.
لو بتعرف تكتب Email رسمي باللغة الإنجليزية بشكل احترافي، فدي مهارة مهمة جدًا لازم تذكرها في الـCV.
ومن الأفضل قبل الإنترفيو تراجع طريقة كتابة الإيميلات الرسمية، خصوصًا إيميلات المتابعة وطلبات المستندات والتأكيد على المواعيد.
هل اللغة العربية مطلوبة؟
اللغة العربية مش شرط أساسي، لكنها تعتبر Preferred.
وده معناه إن وجودها ممكن يكون ميزة إضافية، خصوصًا في التعامل مع بعض الجهات أو العملاء أو الموردين في المنطقة.
لكن المتطلب الأساسي المذكور في الإعلان هو إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.
استخدام Excel وGoogle Sheets
من المهارات المطلوبة كمان إنك تكون واثق في استخدام Excel وGoogle Sheets.
مش بالضرورة تكون متخصص Data Analyst، لكن لازم تعرف تستخدم الجداول في تنظيم البيانات ومتابعة المواعيد والمستندات.
ممكن مثلًا تستخدم Excel لعمل جدول يحتوي على أسماء التراخيص، تاريخ الإصدار، تاريخ الانتهاء، حالة التجديد، والجهة المسؤولة عن الإجراء.
كمان مطلوب معرفة جيدة بـWord، والقدرة على تنظيم الملفات من خلال الـShared Drives.
إزاي تنظم شغلك في الوظيفة؟
أفضل طريقة للنجاح في النوع ده من الوظائف هي إنك تعتمد على نظام واضح للمتابعة.
مثلًا، ممكن يكون عندك ملف يحتوي على كل المستندات والتجديدات المهمة، وتحدد لكل مهمة:
تاريخ الاستحقاق، المسؤول عنها، الخطوة الحالية، والمستندات المطلوبة.
وبدل ما تستنى لحد ما تاريخ الانتهاء يقرب، تبدأ الإجراءات بدري.
الفكرة الأساسية إنك تكون دائمًا عارف إيه اللي خلص وإيه اللي لسه محتاج متابعة.
وده بالضبط السبب اللي يخلي التنظيم والدقة من أهم المهارات المطلوبة في الوظيفة.
إزاي تستعد للإنترفيو؟
قبل مقابلة العمل، راجع خبرتك السابقة في الأعمال الإدارية داخل الإمارات.
جهز أمثلة حقيقية لمواقف كنت مسؤول فيها عن تجديد مستند أو متابعة مع جهة حكومية أو بنك أو محاسب.
ممكن يتم سؤالك عن طريقة تنظيمك للمواعيد النهائية، وكيف تتأكد إن التراخيص والتأشيرات ما انتهتش من غير ما تتجدد.
لو اشتغلت قبل كده مع RAKEZ أو JAFZA أو DMCC، لازم تكون جاهز تشرح بالتحديد إيه الإجراءات اللي كنت بتتعامل معاها.
كمان راجع أساسيات KYC، والفواتير، وVAT، والمستندات المطلوبة من المحاسب.
أسئلة متوقعة في مقابلة Office Administrator
إزاي بتتابع مواعيد انتهاء التراخيص والتأشيرات؟
ممكن توضح إنك بتستخدم Excel أو Google Sheets أو نظام مخصص لمتابعة تواريخ الانتهاء، وبتبدأ إجراءات التجديد قبل الموعد بوقت كافي.
هل سبق لك التعامل مع المناطق الحرة في الإمارات؟
لو عندك خبرة في RAKEZ أو JAFZA أو DMCC، اذكرها بالتفصيل، ووضح نوع الإجراءات اللي كنت مسؤول عنها.
إيه خبرتك في التعامل مع البنوك؟
اتكلم عن أي خبرة فعلية عندك في تجهيز مستندات الحسابات أو KYC أو الخطابات البنكية والتواصل مع موظفي البنك.
هل تعرف تتعامل مع VAT؟
مش مطلوب تكون محاسب، لكن وضح إن عندك فهم أساسي للفواتير والمستندات اللي بيحتاجها المحاسب، وإنك كنت مسؤول عن جمع وتنظيم البيانات المالية المطلوبة.
إزاي تتعامل مع عدد كبير من المهام في نفس الوقت؟
وضح إنك بتحدد الأولويات والمواعيد النهائية، وبتقسم المهام، وبتتابع كل مهمة من خلال قائمة أو جدول واضح.
سؤال مهم: ماذا تفعل لو وجدت أن ترخيص الشركة سينتهي قريبًا؟
السؤال ده ممكن يختبر قدرتك على التصرف بشكل استباقي.
الإجابة الأفضل تكون إنك أولًا تراجع تاريخ الانتهاء ومتطلبات التجديد، وبعدها تتأكد من المستندات المطلوبة وتبدأ الإجراء في أسرع وقت، مع متابعة الطلب بشكل مستمر وتحديث المسؤولين بحالة التجديد.
الفكرة إن الشركة مش عايزة موظف يستنى المشكلة تحصل، لكنها محتاجة شخص يكتشفها قبل ما تحصل ويتصرف من بدري.
هل الوظيفة مناسبة للمبتدئين؟
الإعلان يطلب 2+ Years of Experience في الأعمال الإدارية أو Executive Assistant داخل الإمارات، لذلك الوظيفة موجهة بشكل أساسي للأشخاص اللي عندهم خبرة سابقة.
كمان وجود خبرة في إجراءات التراخيص والتأشيرات والبنوك والبوابات الحكومية يعتبر مهم جدًا.
لو لسه متخرج ومفيش عندك خبرة في الإمارات، ممكن يكون الأفضل تبدأ بوظيفة Administrative Assistant أو Office Coordinator أو Junior Executive Assistant لاكتساب الخبرة المطلوبة.
أما لو عندك سنتين أو أكثر من الخبرة داخل الإمارات، فممكن تكون الوظيفة أقرب لمستوى خبرتك.
مميزات العمل في الوظيفة
من المميزات المذكورة في الإعلان إن الشركة توفر Employment Visa وMedical Insurance.
كمان فيه فرص للسفر، واكتساب خبرة عملية، والمشاركة في المعارض الدولية International Expos.
بالإضافة إلى الإجازة السنوية والعطلات الرسمية المدفوعة وفقًا لقانون العمل الإماراتي.
وطبيعة الشركة نفسها ممكن توفر خبرة متنوعة، لأن الموظف هيتعامل مع الإدارة والبنوك والمحاسبة والموردين والعملاء والجهات الحكومية.
معلومات الوظيفة
المسمى الوظيفي: Office Administrator / Executive Assistant
الشركة: Atlantis Marine and Power Solution FZ-LLC
مكان العمل: Dubai, UAE
نوع العمل: Hybrid
نوع التوظيف: دوام كامل
مستوى الخبرة: Mid Career
الخبرة المطلوبة: سنتان أو أكثر
الراتب: من 5,509 إلى 7,345 درهم إماراتي
ساعات العمل: من الاثنين إلى الجمعة، من 9 صباحًا إلى 5 مساءً
اللغة: الإنجليزية بطلاقة تحدثًا وكتابة
المهارات الأساسية: الإدارة والتنظيم، متابعة المستندات، Excel، Google Sheets، Word، التواصل، كتابة الإيميلات الرسمية، متابعة التراخيص والتأشيرات، والتعامل مع البنوك.
مهارات مفضلة: اللغة العربية، خبرة RAKEZ، الخبرة في شركات التجارة أو المجالات البحرية والصناعية، معرفة بالـCorporate Tax، ورخصة قيادة إماراتية.
أسئلة شائعة
هل وظيفة Office Administrator / Executive Assistant في دبي بنظام Remote؟
لا، الإعلان يوضح أن الوظيفة Hybrid، أي تجمع بين العمل من المكتب والعمل عن بُعد وفق نظام الشركة.
كم الراتب المعلن للوظيفة؟
الراتب المعلن يتراوح بين 5,509 و7,345 درهم إماراتي شهريًا.
هل الوظيفة دوام كامل؟
نعم، الوظيفة Full Time، وساعات العمل من الاثنين إلى الجمعة من الساعة 9 صباحًا حتى 5 مساءً.
كم سنة خبرة مطلوبة؟
الشركة تطلب خبرة سنتين أو أكثر في الأعمال الإدارية أو Executive Assistant داخل الإمارات.
هل الخبرة في الإمارات شرط مهم؟
نعم، الإعلان يذكر تحديدًا خبرة إدارية أو Executive Assistant داخل الإمارات، بالإضافة إلى خبرة في إجراءات المناطق الحرة والبوابات الحكومية.
هل أحتاج خبرة في RAKEZ؟
خبرة RAKEZ تعتبر ميزة مفضلة، لكن الإعلان يقبل أيضًا الخبرة في مناطق حرة أخرى مثل JAFZA وDMCC أو ما يشابهها.
هل لازم أعرف المحاسبة؟
مش مطلوب تكون محاسب، لكن لازم يكون عندك فهم أساسي للفواتير والـVAT والمستندات التي يحتاجها المحاسب بشكل شهري.
هل اللغة الإنجليزية شرط؟
نعم، الإعلان يطلب إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة، خصوصًا القدرة على كتابة الخطابات والإيميلات الرسمية.
هل اللغة العربية مطلوبة؟
العربية تعتبر مهارة مفضلة وليست من المتطلبات الأساسية المذكورة.
هل الوظيفة مناسبة لشخص عنده خبرة Administrative Assistant؟
نعم، لأن الإعلان يقبل خبرة سابقة في الأعمال الإدارية، بالإضافة إلى خبرة Executive Assistant.
إيه أهم حاجة أركز عليها في الـCV؟
ركز على خبرتك داخل الإمارات في الإدارة، وتجديد التراخيص والتأشيرات، والتعامل مع البنوك والجهات الحكومية، وتنظيم الملفات، واستخدام Excel وGoogle Sheets وWord.
هل الشركة توفر تأشيرة؟
نعم، من ضمن المزايا المذكورة Employment Visa بالإضافة إلى التأمين الطبي.
هل توجد فرص للسفر؟
الإعلان يذكر وجود Travel Opportunities وفرصة للمشاركة في المعارض الدولية، بالإضافة إلى اكتساب خبرة عملية في شركة تعمل مع شبكة دولية من العملاء والشركاء
